Як організувати корпоративне свято своїми силами?

Як організувати корпоративне свято  своїми силами?

Свято організувати неважко. Важко потім закінчити святкувати.

Як же організувати свято своїми силами? Чи, може, віддати цю відповідальну справу професіоналам? Не кваптеся з відповіддю.

Отже, вам доручили організацію корпоративного свята (найчастіше організацію доручають секретарю, помічнику керівника або менеджеру відділу по роботі з персоналом). Зазвичай на підготовку корпоративного свята витрачається 10—14 днів (для Нового року необхідно як мінімум три тижні).

Не забувайте, чим більше замовлень, тим важче підібрати банкетний зал, запросити артистів і тамаду, придбати необхідні аксесуари. Крім того, чим менше часу залишається до планованого заходу (йдеться про Новий рік, 14 лютого, 8 Березня і т. д.), тим вище піднімаються ціни. Щоб організувати свято, потрібно дотримуватися деяких правил. Розділіть усю організацію свята на два етапи — підготовку свята і проведення свята.

Перш ніж почати підготовку до свята, необхідно обговорити з начальником наступні пункти:

Визначення мети проведення заходу

Якщо головна мета проведення заходу — просто банкет (чи пікнік), вам краще звернутися до стаціонарного або виїзного ресторану або, прочитавши подальші рекомендації з організації банкету, скористатися ними.

Якщо ж головною метою проведення свята (чи іншої події) є формування корпоративної культури організації, то необхідно буде потурбуватися і про сценарій свята, і про ведучого, і про банкет, і про багато іншого. Інакше кажучи, стати психологом, педагогом, режисером і талановитим організатором, щоб отримати максимальну віддачу від фінансових вкладень в проведення заходу.

Налаштуйтеся на те, що для вас це буде не свято, а важка робота. Проте ця праця допоможе вам набути необхідного досвіду і стати незамінним спеціалістом з організації і проведення корпоративних свят.

Визначення бюджету, необхідного для організації заходу

При складанні бюджету необхідно:

• скласти список запрошених (до речі, від того, кого буде більше — чоловіків чи жінок — залежить міцність і кількість спиртних напоїв);

• визначити місце проведення свята;

• продумати меню банкета;

• спланувати оформлення приміщення і технічне забезпечення;

• вирішити, чи потрібні транспорт, фото- і відеозйомка;

• потурбуватися про подарунки і призи;

• вирішити, чи потрібне висвітлення вашого заходу в засобах масової інформації та Інтернеті.

Визначення виду заходу

Вид свята залежить від вашої фантазії і засобів. Можна організувати:

банкет (шведський стіл / фуршет) з культурно-розважальною програмою;

пікнік на природі;

• свято на теплоході (пароплаві);

• спортивне свято з іграми та змаганнями.

Провести щось оригінальніше (костюмований бал-маскарад, екстремальне свято, свято з національними обрядами тощо) Вам допоможуть в агентствах з організації свят.

Вибір місця проведення заходу

Це багато в чому залежить від бюджету. Але не менш важливо враховувати характер майбутнього заходу, кількість гостей і їх уподобання, а також присутність сторонніх гостей, членів сімей співробітників. Важливо, чи будуть на святі діти. Вибрати можна — від приміщення вашої фірми (офісу, підприємства та ін.) до банкетних залів ресторанів усіх рівнів, різних клубів, заміських пансіонатів і баз відпочинку, теплоходів і т. д.

Складання плану-сценарію заходу

План-сценарій робиться у вигляді схеми. У цій схемі мають бути перераховані усі складники свята і всі особи, відповідальні за окремі його частини.

Також повинен вказуватися час роботи кожного учасника. Вирішується питання про договори підряду за деякими частинами заходу, які закриваються актами про виконання робіт наприкінці свята.

Детальні сценарії зручні, але не дають можливості імпровізувати. Набагато краще накидати сценарний план, який охоплює основні моменти, часовий регламент і загальну послідовність подій. Цей план слід ретельно опрацювати.

Якщо в підготовці можна про щось забути, а потім помітити і виправити помилку, то під час проведення заходу другої спроби не буде. Будь-яка помилка ведучого програми або музикантів буде помітна.

З ведучим свята краще познайомитися особисто і розповісти йому все про своє свято і запрошених гостей. Ведучий — друга людина після адміністратора на святі, і від того, як він відчує дух компанії, залежатиме проведення заходу і вся організація свята.

З точки зору психологів, людям найбільше запам’ятовуються початок і кінець урочистості. У зв’язку з цим наприкінці заходу необхідно запланувати кульмінацію святкової програми. Це може бути святковий салют або викидування куль із пророцтвом долі або щось таке, чого ніхто не чекає.

Доставка гостей від місця проведення заходу до будинку

Задоволені і трохи втомлені від святкових веселощів гості не повинні думати, як і на чому вони доїдуть з ресторану або заміського клубу до будинку.

Приблизна схема плану-сценарію корпоратива:

• перевірка акустичних можливостей зали;

• визначення способів прикраси залу (декор, квіти, кульки);

• вибір способу розсаджування гостей для прийому їжі (банкет, шведський стіл, фуршет, кава-брейк та ін.);

• визначення місця для кухні у разі роботи з виїзним рестораном;

• визначення місця для переодягання артистів;

• складання регламенту-розклада усього сценарію культурної програми;

• складання регламенту винесення і подання блюд;

• підготовка схеми проїзду і паркування машин, вирішення питання з перепустками;

• перевірка наявності зручностей загального користування (їх кількість і якість);

• визначення місця розміщення гардеробу (якщо немає стаціонарного);

• складання маршруту від’їзду транспорту;

• складання загального регламенту свята;

• уточнення плану розміщення і функцій охорони (іноді постає питання харчування охорони);

• перевірка сценарію програми на наявність прийомів, які допомагають формуванню корпоративної культури (для максимальної віддачі від засобів, вкладених у свято);

• заздалегідь визначити кращі видові точки для фото- і відеозйомки свята і погоджувати їх із фахівцем;

• погодити письмово з місцевим пожежником місце проведення феєрверку;

• погодити письмово в договорі з організацією місце проведення свята (якщо усе робиться своїми силами, без фахівця), кількість співробітників, необхідних від служби місця проведення свята (електрик, сантехнік, гардеробник, інженер та ін.) та час їхньої роботи (іноді постає питання про їх харчування);

• підібрати призи і подарунки так, щоб із часом залишилися приємні спогади про захід.

Як влаштувати корпоратив