Підготовка ділової зустрічі в офісі

Будь-яка ділова зустріч — з інвестором, потенційним або вже цінним клієнтом — має пройти без затримок і неприємних інцидентів. Отже, до її проведення необхідно підготуватися. Щоб бізнес-зустріч пройшла успішно, дотримуйтеся таких трьох правил.

1. Скласти сценарій або план проведення ділової зустрічі

Найскладніше в більшості ділових зустрічей — досягнення запланованого. З різних причин зустріч може пройти не так добре, як хотілося, в результаті вона виявиться не такою ефективною, як могла б бути. Ви або не сказали всього, що збиралися, або не надали зустрічі ніякої впорядкованості, або справили на партнерів зовсім не те враження, яке розраховували.

Можна уникнути багатьох проблем, попередньо написавши план ділової зустрічі. Тезисно запишіть усе, що хочете сказати, і переконайтеся, що не пропустили жодного важливого аспекту. Також запишіть всі заходи, які планується провести на діловій зустрічі, у тому числы перерви дял курців і кава-брейки.

Звичайно, не варто писати повний сценарій і протягом всієї ділової зустрічі не випускати його з рук. Просто позначте ключові моменти і вивчіть їх напам’ять.

Переконайтеся, що у вас є чітке уявлення про те, як має пройти зустріч.

Провівши таку підготовку, ви збільшите свої шанси на успішний результат.

2. Зробити офіс чистим та охайним

Загалом стан вашого офісу не має ніякого значення, поки це не перешкоджає роботі. Ніхто не бачить, що відбувається всередині, крім тих, хто там працює.

Однак якщо ділова зустріч планується в офісі, безлад може неприємно вразити ваших ділових партнерів. Значить, в межах підготовки до важливої ділової зустрічі, яка відбуватиметься в офісі, доведеться провести генеральне прибирання і привести офіс в бездоганний стан. У наш час є безліч клінінгових компаній, які вам у цьому допоможуть. Не має значення, хто займається прибиранням. Важливо, щоб ваш офіс справляв хороше враження.

3. Створити перед діловою зустріччю серйозну обстановку

Останнє, чого хочеться під час зустрічі, — це відволікатися і перериватися. Переривання з боку персоналу, клієнтів, інвесторів та інших відвідувачів можуть бути дуже дратівливими для учасників ділової зустрічі та порушити її перебіг. Зрештою, до вас прийшли для обговорення важливих питань, а ви не можете подбати про створення робочої атмосфери.

Щоб уникнути небажаного втручання в перебіг зустрічі, переконайтеся, що ваші підлеглі знають про неї і не стануть вас турбувати. Також можна призначити головного в офісі, до якого співробітники зможуть звернутися з тією чи іншою проблемою.

Використовуйте ці прості правила під час підготовки ділової зустрічі. Завдяки їм ви не заплутаєтеся і не забудете, які питання хочете підняти, і зможете убезпечити зустріч від відволікаючих нюансів.