План підготовки до участі у виставці

Як вибрати виставку?Щоб ефективно підготуватися до участі у виставці, необхідно скласти план. Обов’язковими елементами такого плану мають бути жорсткі терміни на виконання поставлених завдань та імена співробітників, які відповідають за них.

Проте план повинен передбачати і проміжки на усунення непередбачених проблем у разі їх несподіваної появи, щоб зрив графіку на декілька днів не призвів до зриву усього плану підготовки.

Приблизний план підготовки до участі у виставці

Завдання для виконання за 12 місяців до початку виставки:

  • розрахувати і затвердити бюджет на участь у виставці;
  • відправити заявку на участь у виставці;
  • підписати договір з організатором на участь у виставці.

Завдання для виконання за 10 місяців до початку виставки:

  • оформити всі документи, отримані від організатора виставки, заповнити і відправити всі бланки та ін.;
  • попросити в організатора програму виставки, щоб вибрати для себе заходи, в яких ви хочете взяти участь;
  • подати заявку на участь у заходах (ділових або наукових) у межах виставки.
  • Завдання для виконання за 6 місяців до початку виставки:
  • вибрати товари або послуги для представлення на виставці;
  • замовити виставковий стенд;
  • розробити план рекламної кампанії вашої участі у виставці;
  • повідомити організаторів виставки про заходи, які ви плануєте провести на ній.

Завдання для виконання за 4 місяці до початку виставки:

  • скласти список співробітників, які працюватимуть на виставці, при необхідності подати заявку у відповідну фірму про найом додаткового персоналу;
  • вибрати відділи, які братимуть участь у підготовці до виставки, визначити коло їх обов’язків;
  • затвердити остаточний бюджет;
  • підготувати рекламні матеріали для використання на виставці;
  • підготувати прес-релізи;
  • затвердити проект виставкового стенду, замовленого 2 місяці тому;
  • замовити в організаторів запрошення на виставку;
  • якщо виставка проходить в іншому місті, замовити квитки і забронювати номери в готелі.

Завдання для виконання за 3 місяці до початку виставки:

  • запустити рекламну кампанію вашої участі у виставці;
  • розіслати персональні запрошення вашим постійним і потенційним клієнтам;
  • затвердити остаточний список персоналу для виставки, розклад для нього й умови роботи, підтвердити замовлення додаткового персоналу;
  • розробити проект листа і необхідних матеріалів для розсилки клієнтам після виставки;
  • підтвердити бронювання готелю і квитків.

Завдання для виконання за 1 місяць до початку виставки:

  • організувати навчання персоналу для роботи на виставці;
  • повторно розіслати запрошення на виставку;
  • замовити устаткування і послуги, необхідні на виставці (вантаження, прибирання, охорона, телефон, Інтернет, виїзд із виставки), які не надає організатор;
  • отримати бейджі для учасників виставки;
  • оформити спеціальну страховку.

Завдання для виконання за 2 тижні до початку виставки:

  • провести нараду із співробітниками для перевірки підготовки до виставки;
  • обдзвонити потенційних і постійних партнерів і клієнтів, щоб погодити графік зустрічей на виставці.

Завдання для виконання за 1 тиждень до початку виставки:

  • підготувати устаткування, рекламні матеріали і виставкові експонати для транспортування на виставку.

Завдання для виконання в дні підготовки виставки до відкриття:

  • змонтувати стенд;
  • привезти усе необхідне устаткування і матеріали;
  • повністю підготувати стенд до роботи.

Завдання для виконання в дні роботи виставки:

  • проводити щоденні збори співробітників, на останніх розглянути, що пройшло не так, як хотілося, а що вдалося реалізувати на відмінно;
  • подати заявку на участь наступного року, якщо це можливо;
  • підготуватися до виїзду з виставки.

Завдання для виконання за дві доби після завершення виставки:

  • відпрацювати найперспективніші контакти, отримані на виставці.

Завдання для виконання за 10 днів після завершення виставки:

  • розіслати комерційні пропозиції по запитах, отриманих на виставці.

Завдання для виконання за 1 місяць після завершення виставки:

  • встановити контакти з усіма відвідувачами вашого стенду, розподілити їх по групах залежно від актуальності;
  • підбити підсумки участі у виставці.

Чим детальнішим буде складений план участі у виставці, тим краще. Кожен співробітник, який бере участь у виставці, повинен мати копію плану і розуміти, які завдання поставлені особисто для нього.

План підготовки до участі у виставці

Як взяти участь у виставці

Організація ділових заходів

Поділитися: Пост у Твіттер  Пост у Фейсбук