Щоб ефективно підготуватися до участі у виставці, необхідно скласти план. Обов’язковими елементами такого плану мають бути жорсткі терміни на виконання поставлених завдань та імена співробітників, які відповідають за них.
Проте план повинен передбачати і проміжки на усунення непередбачених проблем у разі їх несподіваної появи, щоб зрив графіку на декілька днів не призвів до зриву усього плану підготовки.
План заходів із підготовки до виставки
Завдання для виконання за 12 місяців до початку виставки:
- розрахувати і затвердити бюджет на участь у виставці;
- відправити заявку на участь у виставці;
- підписати договір з організатором на участь у виставці.
Завдання для виконання за 10 місяців до початку виставки:
- оформити всі документи, отримані від організатора виставки, заповнити і відправити всі бланки та ін.;
- попросити в організатора програму виставки, щоб вибрати для себе заходи, в яких ви хочете взяти участь;
- подати заявку на участь у заходах (ділових або наукових) у межах виставки.
Завдання для виконання за 6 місяців до початку виставки:
- вибрати товари або послуги для представлення на виставці;
- замовити виставковий стенд;
- розробити план рекламної кампанії вашої участі у виставці;
- повідомити організаторів виставки про заходи, які ви плануєте провести на ній.
Завдання для виконання за 4 місяці до початку виставки:
- скласти список співробітників, які працюватимуть на виставці, при необхідності подати заявку у відповідну фірму про найом додаткового персоналу;
- вибрати відділи, які братимуть участь у підготовці до виставки, визначити коло їх обов’язків;
- затвердити остаточний бюджет;
- підготувати рекламні матеріали для використання на виставці;
- підготувати прес-релізи;
- затвердити проект виставкового стенду, замовленого 2 місяці тому;
- замовити в організаторів запрошення на виставку;
- якщо виставка проходить в іншому місті, замовити квитки і забронювати номери в готелі.
Завдання для виконання за 3 місяці до початку виставки:
- запустити рекламну кампанію вашої участі у виставці;
- розіслати персональні запрошення вашим постійним і потенційним клієнтам;
- затвердити остаточний список персоналу для виставки, розклад для нього й умови роботи, підтвердити замовлення додаткового персоналу;
- розробити проект листа і необхідних матеріалів для розсилки клієнтам після виставки;
- підтвердити бронювання готелю і квитків.
Завдання для виконання за 1 місяць до початку виставки:
- організувати навчання персоналу для роботи на виставці;
- повторно розіслати запрошення на виставку;
- замовити устаткування і послуги, необхідні на виставці (вантаження, прибирання, охорона, телефон, Інтернет, виїзд із виставки), які не надає організатор;
- отримати бейджі для учасників виставки;
- оформити спеціальну страховку.
Завдання для виконання за 2 тижні до початку виставки:
- провести нараду із співробітниками для перевірки підготовки до виставки;
- обдзвонити потенційних і постійних партнерів і клієнтів, щоб погодити графік зустрічей на виставці.
Завдання для виконання за 1 тиждень до початку виставки:
- підготувати устаткування, рекламні матеріали і виставкові експонати для транспортування на виставку.
Завдання для виконання в дні підготовки виставки до відкриття:
- змонтувати стенд;
- привезти усе необхідне устаткування і матеріали;
- повністю підготувати стенд до роботи.
Завдання для виконання в дні роботи виставки:
- проводити щоденні збори співробітників, на останніх розглянути, що пройшло не так, як хотілося, а що вдалося реалізувати на відмінно;
- подати заявку на участь наступного року, якщо це можливо;
- підготуватися до виїзду з виставки.
Завдання для виконання за дві доби після завершення виставки:
- відпрацювати найперспективніші контакти, отримані на виставці.
Завдання для виконання за 10 днів після завершення виставки:
- розіслати комерційні пропозиції по запитах, отриманих на виставці.
Завдання для виконання за 1 місяць після завершення виставки:
- встановити контакти з усіма відвідувачами вашого стенду, розподілити їх по групах залежно від актуальності;
- підбити підсумки участі у виставці.
Чим детальнішим буде складений план участі у виставці, тим краще. Кожен співробітник, який бере участь у виставці, повинен мати копію плану і розуміти, які завдання поставлені особисто для нього.
