Ділові заходи в сучасному світі проводяться в декількох форматах.
Формати ділових заходів
- Конференція
- Семінар
- Тренінг
- Виставка
- З’їзд
- Презентація
- Прийом
- День відкритих дверей
- Круглий стіл
- Прес-конференція
- Прес-ланч
- Брифінг
- Прес-тур
Конференція
Це збори представників різних організацій, співтовариств, країн для обговорення і вирішення актуальних проблем. Під час конференції виступають доповідачі з певною темою, учасники активно обмінюються досвідом, формулюють засадничі тези і підводять підсумки зустрічі.
Територіально конференція може відбуватися як в одному, так і в декількох місцях (розподілена конференція). Нині популярний формат аудіо- або відеоконференцій, що дають змогу значно заощадити кошти на організацію заходу. Учасники відео- або аудіоконференцій можуть перебувати де завгодно — головне, підключитися одночасно до трансляції. Працює багато онлайн-майданчиків, які дають змогу проводити такі заходи.
Для проведення традиційної конференції використовується конференц-зал. У перервах між доповідями влаштовують кава-брейки або міні-ланчі, а учасників з інших міст розміщують в готелях і проводять для них екскурсії. Це означає, що конференція потребує вкладення значних ресурсів, тому часто за участь у ній береться плата.
Семінар (бізнес-семінар)
Це інтерактивний практичний навчальний захід, учасники якого обговорюють тематичні повідомлення, доповіді, реферати та ін.
За формою проведення семінари бувають відкритими і корпоративними.
- Відкритий семінар — це тематичний семінар для фахівців одного професійного напряму або для всіх бажаючих.
- Корпоративний семінар організовують з метою підвищення кваліфікації персоналу компанії-організатора.
Тренінг
Це короткостроковий захід або низка заходів, на яких учасники отримують знання або навички.
Зазвичай тренінг систематичним тренуванням або вдосконаленням певних навичок. Розрізняють тренінг ділового спілкування, тренінг продажів, поведінковий тренінг, тренінг чутливості, рольовий тренінг, відеотренінг та ін.
На тренінгу під час перерв також можуть влаштовуватися кава-брейки, фуршети або обіди в приміщенні поряд з місцем його проведення.
Виставка
Це демонстрація досягнень в економіці, науці, техніці, культурі, мистецтві або в інших сферах громадського життя.
Для проведення потрібен спеціальний виставковий зал, але може підійти і будь-яке достатнє за розміром приміщення.
Особливості виставки: тривалість, як правило, декілька днів, оригінальні стенди-декорації, широке освітлення в ЗМІ, рекламна компанія.
У межах виставки можуть проходити конференції, семінари, майстер-класи, вечірні розважальні програми.
З’їзд дилерів, дистриб’юторів, партнерів
Це збори представників різних організацій або груп населення, діячів у певній області.
З’їзд часто проводиться в заміському готелі або пансіонаті, тобто в неформальній обстановці, з діловою програмою в першій половині дня (презентації, круглі столи, доповіді) і спортивними і розважальними заходами в другій.
Презентація
Це представлення громадськості компанії, продукту, послуги, нових досягнень, підсумків, виходу на новий сегмент ринку.
Презентація відіграє важливу роль в просуванні нових товарів, особливо в разі проведення в торгових центрах, на виставках або під час громадських заходів, які притягають цільову аудиторію.
Основа будь-якої презентації — оригінальний сценарій.
Презентація готової продукції фірми
Прийом
Це корпоративний захід, на якому ділові партнери мають можливість отримати додаткову інформацію і розширити контакти.
День відкритих дверей
Це захід, який дає змогу усім охочим ознайомитися з діяльністю фірми та її планами, поставити керівництву різні питання.
В іноземних компаніях прийнято для усіх охочих проводити екскурсії по фірмі: їм розкажуть історію її створення та основні напрями діяльності.
Круглий стіл
Це одна з форм спільного обговорення ідей, проблем, ситуацій, що мають значення для широких кіл громадськості або колективу компанії.
До участі в круглому столі зазвичай запрошують авторитетних учених, бізнесменів, представників громадських і державних організацій або різних відділів компанії.
Підготовка ділової зустрічі в офісі
Прес-конференція
Це зустріч журналістів з представниками установ, компаній, організацій або окремими персонами з метою отримання інформації для громадськості з актуальних питань певної тематики.
Середня тривалість прес-конференції 30—50 хвилин.
Прес-ланч
Це захід для обмеженого числа представників ЗМІ для підтримки лояльності ключових видань.
Індивідуальна робота із запрошеними журналістами ведеться як до (особисте запрошення, визначення питань для обговорення), так і після заходу (надання додаткової інформації, організація додаткових зустрічей, інтерв’ю).
Брифінг
Це коротка, обмежена в часі зустріч офіційних осіб, які представляють державні або комерційні структури, з представниками ЗМІ, на якій повідомляється новина, викладається позиція з певного питання.
Повідомлення на брифінгу має односторонній інформувальний характер з наведенням конкретних фактів.
Брифінги організовуються у випадках надзвичайних подій, громадських скандалів (масових отруєнь, зривів у роботі транспорту, зв’язку тощо), щоб уникнути спотворення фактів ЗМІ. Також брифінг використовують для повідомлення запланованих сенсацій.
Тривалість брифінгу становить в середньому 15—20 хвилин.
Прес-тур
Це захід для преси, що передбачає переїзд журналістів в інший географічний пункт.
Як правило, програма прес-туру включає екскурсію, прес-конференцію або брифінг. Наприклад, це може бути поїздка на розташоване в іншому регіоні підприємство та екскурсія на виробництво або виїзд на курорт.
Кінцева мета прес-туру полягає в підвищенні лояльності і підтримці позитивного іміджу компанії серед цільових аудиторій.
