Інструкція з організації корпоративного свята своїми силами.
Корпоративне свято можна організувати своїми силами без допомоги івент-агенцій, головне — все розпланувати.
План
- Цілі корпоративного свята
- Форма корпоративного свята
- Кількість гостей свята
- Місце проведення корпоративного свята
- Меню для корпоративного свята
- Сценарій корпоративного свята
- Бюджет корпоративного свята
Підготовку до свята починайте не пізніше ніж за два тижні. Якщо це новорічний корпоратив, то почати готуватися потрібно ще раніше — як мінімум за місяць. Новий рік святкується в більшості компаній, тому чим ближче кінець року, тим важче знайти хороший недорогий ресторан, запросити популярних артистів і купити все необхідне.
Найважливіше — це визначити цілі та бюджет корпоративного свята. З’ясуйте це в керівництва своєї компанії. Для остаточного узгодження бюджету може знадобиться попередній план витрат.
Цілі корпоративного свята
Типова мета організації корпоративу — це свято заради свята. Відпочити й повеселитися — цілком гідні бажання і не такі прості в досягненні, як здається на перший погляд. Адже створити комфортну атмосферу, в якій всі учасники трудового колективу будуть відчувати себе вільно і не стануть ховатися по кутах, може бути непросто. В цьому випадку зосередьтеся на виборі вдалого місця для проведення свята, різноманітному меню та ненав’язливих розважальних заходах – іграх і танцях.
Якщо ж ви хочете не просто відсвяткувати подію, а працюєте над об’єднанням колективу, розвитком корпоративної культури та зняттям конфліктних ситуацій, приділіть особливу увагу наповненню корпоративного свята — розважальним і корисним активностям, а місце, час і локація тут відходять на другий план.
Також завдяки корпоративному святу можна перевірити психологічний клімат у колективі, познайомити співробітників один з одним або допомогти їм зняти стрес після завершення важкого проекту.
Дізнайтеся у свого керівника, чи буде корпоративне свято висвітлюватися в пресі і корпоративних виданнях, чи потрібно проводити професійну фото- і відеозйомку. Це ще одна стаття витрат в святковому бюджеті.
Форма корпоративного свята
Від цілей, заради яких проводиться корпоративне свято, залежить його форма. Можна влаштувати банкет із розважальною програмою або маскарад із танцями та іграми, вирушити на природу або в інше місто на екскурсію, провести спортивні змагання та ін.
Вибираючи форму корпоративу, враховуйте середній вік вашого трудового колективу та захоплення співробітників. Так, працівники пенсійного віку навряд чи захочуть брати участь у спортивних змаганнях, а поїздка на лижний курорт викличе захват тільки в завзятих гірськолижників.
Кількість гостей свята
Не знаючи, скільки на корпоративному святі буде гостей, неможливо визначитися з місцем його проведення і бюджетом.
Підрахувати кількість учасників можна за формулою:
Кількість гостей = (співробітники + гості) – (відпускники, чергові).
Якщо корпоративне свято планується як сімейне з дітьми або без, спочатку підрахуйте приблизно, скільки це додасть гостей. Пізніше проведіть опитування серед співробітників, щоб з’ясувати, скільки точно буде людей.
Місце проведення корпоративного свята
Знаючи цілі, форму і кількість запрошених на корпоративне свято, можна підібрати місце для його проведення.
Якщо ви ще не визначилися з бюджетом, виберіть кілька місць у різних цінових категоріях.
Важливий критерій при виборі локації для свята — наскільки зручно до неї добиратися. Якщо співробітники не зможуть самостійно ні доїхати туди, ні виїхати, навіть на таксі (наприклад, якщо це база відпочинку в лісі за містом), вам доведеться їх привезти і відвезти. А це додаткові витрати.
Якщо ви вирішили організувати транспорт, не потрібно заїжджати за кожним співробітником додому. Поцікавтеся, в яких районах живуть ваші колеги, і виберіть кілька зручних точок збору. Якщо ви збираєтеся виїжджати за місто, запропонуйте зустрітися біля станції метро, яка розташована найближче до потрібного виїзду з міста. Позбавивши найнятого водія необхідності кататися по місту, ви заощадите час і гроші. В крайньому разі, точкою збору в день свята можна зробити офіс.
Важче з організацією повернення співробітників додому, якщо свято триватиме довше, ніж ходить міський транспорт. У деяких фірмах співробітники самі оплачують своє таксі. Якщо ви за містом, можна заплатити найнятим водіям за доставку людей до міста, а потім розсадити співробітників по таксі, які вони оплатять самі.
Для одноденного корпоративу або вечірки не підходять місця, до яких потрібно добиратися більше двох годин, в тому числі і по місту.
Подумайте, чи потрібно буде щось докуповувати для оформлення місця проведення корпоративу. Можливо, доведеться взяти в оренду якийсь інвентар (наприклад, для музичного супроводу) або доплатити за додаткові меблі.
Не соромтеся перевірити кількість та якість туалетів.
Якщо плануються танці, протестуйте якість звуку в залі.
Подивіться, де буде зніматися верхній одяг і чи безпечно його там лишати. З’ясуйте, чи можуть на корпоратив потрапити сторонні.
Протипожежна безпека, наявність запасних виходів — теж важливі питання, які варто перевірити до зняття обраного місця в оренду.
Меню для корпоративного свята
Знаючи можливі місця для проведення свята і кількість гостей, можна скласти кілька меню під різні бюджети. Але спочатку визначиться, що саме ви хочете організувати: банкет, шведський стіл, фуршет або коктейль.
Погоджувати пункти меню зі співробітниками не варто, тому що ви навряд чи зможете врахувати всі їх побажання і тільки дасте людям привід для образи.
З’ясуйте, чи є серед ваших колег вегетаріанці і чи всі їдять смажене-гостре. Якщо ніхто не зізнається, про вся випадок впишіть в меню кілька легких варено-тушкованих страв та овочевих салатів. Також варто дізнатися, якому алкоголю надають перевагу колеги.
Меню для корпоративного банкету на 25 осіб
На корпоративному святі краще не замовляти страви, потенційно небезпечні як алергени, і страви, які між собою не поєднуються. Наприклад, у людей часто буває алергія на креветок і горіхи, а між собою абсолютно не поєднуються салат зі свіжими огірками та молочні коктейлі.
Якщо протягом свята планується кілька прийомів їжі, доведеться складати кілька меню.
Сценарій корпоративного свята
Не робіть сценарій корпоративу занадто докладним, інакше ви не зможете вносити в нього корективи на ходу. Вкажіть в сценарії час початку і закінчення свята, перерахуйте всі пункти програми і їх часові межі. Визначтеся з розкладом подачі страв.
Якщо ви організовуєте транспорт для доставки гостей, складіть списки, хто на якій машині їде, звідки і коли. Переконайтеся, що всі співробітники знають, як вони будуть добиратися. Якщо загального транспорту не буде, роздайте всім схему проїзду.
Запрошені музиканти, співаки, ведучі повинні знати своє завдання і з’явитися вчасно. Подбайте про транспорт для них, їх розміщення та харчування, а також про юридичне оформлення їх послуг.
Для розважання співробітників доберіть активності, які допоможуть вам досягти поставлених цілей. Це можуть бути конкурси, ігри, квести та ін. Записуйте все, що ви збираєтеся робити, в сценарій.
Продумайте спосіб розсадження гостей за столами.
Можливі витрати на цьому етапі, які потрібно буде включити в бюджет, — інвентар для проведення конкурсів, ігор та ін., Призи та подарунки, а також вартість послуг найнятих фахівців.
Бюджет корпоративного свята
Ось тепер настав час приступати до складання бюджету. Хоча з нього можна було почати, розподіляючи заздалегідь визначені фінанси по інших пунктах плану.
У початковий варіант бюджету впишіть все, чого б вам хотілося, і підбийте підсумок. Потім викреслюйте менш важливе або прораховуйте різні варіанти, адже ви підібрали кілька місць і підготували кілька меню, щоб було, з чого вибирати.
Універсальна формула для розрахунку бюджету корпоративного свята така: все підсумувати і переконати начальника, що все це дійсно необхідне.
Пункти в бюджеті корпоративного свята:
- Оренда місця для проведення свята.
- Додаткові витрати на облаштування обраного місця.
- Транспортні витрати на доставку співробітників.
- Меню для корпоративного свята.
- Інвентар для проведення конкурсів, ігор та ін., призи та подарунки.
- Оплата послуг музикантів, співаків, ведучого та ін.
- Послуги з фото- і відеозйомки.
Передбачте також деяку суму на неочікувані витрати. Її краще тримати при собі готівкою.
Беручись за підготовку корпоративного свята, будьте готові до того, що свято в цей день буде в кого завгодно, крім вас. А вас чекає додаткове робоче навантаження та хвилювання.
Не думайте, що раз ви все організували, свято піде як по маслу. Проведення свята — теж важливий етап в його організації.
Якщо раптом щось піде не так, на наступний же день проведіть роботу над помилками, щоб запобігти подібним проблемам наступного разу.
:: Свято організувати неважко. Важко потім закінчити святкувати.
