Написати сценарій свята не просто. Особливо якщо ви раніше ніколи цього не робили. Але якщо знати, що має бути відображено в сценарії, можна легко впоратися з цим завданням. Давайте розглянемо 7 обов’язкових елементів будь-якого святкового сценарію:
1. Часова сітка
Сценарій визначає, що і в який час має бути зроблено безпосередньо в день свята, але до деяких заходів доведеться підготуватися заздалегідь. Тому хороший сценарій починає працювати як мінімум за тиждень до дня Ч.
Для початку вкажіть у сценарії:
- дату, час початку і закінчення свята;
- скільки часу займе дорога від місця збору працівників до місця святкування, о котрій годині співробітники повинні прибути до місця збору (якщо ви займаєтеся їх доставкою);
- о котрій розпочнеться застілля;
- скільки триватимуть перерви (перекури) і коли вони будуть;
- скільки часу відведено під розваги.
Коли початкова часова сітка буде готова, її можна заповнювати подіями і деталізувати.
2. Гості
Сценарій має містити інформацію про кількість гостей. Це опорні дані для розрахунку бюджету і планування всього заходу.
Гостей слід зустріти і проводити. Якщо вхід тільки за запрошеннями, то знадобляться люди, які будуть перевіряти запрошення. Це займе деякий час, що має бути відображено в сценарії. До речі, запрошення теж потрібно готувати і розсилати заздалегідь.
Щоб не сталося плутанини і суперечок, продумайте, хто і як буде сідати за столами, якщо планується банкет. Місця за столом можна позначити іменними картками, які доведеться підготувати заздалегідь.
3. Місце проведення свята
Від обраного місця для свята залежить багато що. Воно впливає на тематику заходу, стиль одягу, можливі розваги, а головне — визначає час, який доведеться витратити гостям на дорогу.
Якщо ви відповідаєте за транспорт, розподіліть всіх гостей по машинах, склавши чіткі списки, і доведіть до відома кожного, о котрій, звідки і на якій машині він їде.
Якщо загального транспорту не буде, роздайте всім гостям адресу і схему проїзду.
Якщо гості повинні будуть добиратися додому самостійно, підготуйте телефони кількох служб таксі, щоб допомогти їм виїхати.
Якщо від’їзд гостей теж організовуєте ви, продумайте графік від’їзду машин або автобусів та стежте, щоб транспорт не виїжджав напівпорожнім, інакше його доведеться ганяти туди-сюди додаткову кількість разів.
4. Меню
Скільки разів ви будете пригощати гостей? Два рази, три рази? Чи будуть додаткові перерви на чай та каву? Чи відбудеться в кінці свята урочистий винос торта?
Зазвичай на банкетах страви подають в певному порядку — спочатку холодні закуски, потім гарячі. Якщо застілля планується тривале, то змін страв може бути кілька. Це все потрібно зафіксувати в сценарії.
5. Перебіг застілля
У вас буде фуршет, банкет або шведський стіл?
Якщо банкет, то скільки тостів має прозвучати? Чи буде застілля перериватися розвагами? Якщо так, то якими?
Якщо фоном до застілля виступатимуть співаки і музиканти, розпишіть у сценарії їх концертну програму.
6. Розваги
Після всього, що ви вже вписали в сценарій, навряд чи на розваги залишилося багато часу.
Проте запишіть все, що вам хотілося б влаштувати на святі, а потім викресліть ті заходи, організувати які не вийде.
Попередній список розваг може бути таким:
- пейнтбол;
- картинг;
- феєрверк;
- майстер-клас із танців;
- жива музика;
- виступ ілюзіоністів;
- спортивні змагання;
- стрільба;
- прогулянки на конях;
- екскурсія;
- вибори міс та містера свята;
- прогулянки на теплоходах або катерах;
- рибалка;
- конкурси та ігри;
- квести;
- дискотека.
Підрахуйте, скільки приблизно може тривати кожна розвага. Також зазначте, яких фахівців потрібно буде найняти і що знадобиться докупити.
Запрошені музиканти, співаки, ведучі повинні знати своє завдання і з’явитися вчасно. Подбайте про транспорт для них, їх розміщення та харчуванні, а також про юридичне оформлення їх послуг.
7. Витрати
Записуйте в сценарії все, що потрібно буде докуповувати, перераховуйте всі послуги сторонніх фахівців, які потрібно буде оплачувати, а також зазначайте підготовчі завдання, наприклад, підписання з виконавцями договорів, оплату рахунків тощо.
Корпоратівус: Як спланувати корпоратив?
Висновок
Сценарій можна деталізувати нескінченно. У ньому можна вказати навіть фрази, які повинен озвучити ведучий під час застілля, або розписати сценку, яку доведеться розіграти колегам. Все залежить від ваших цілей і завдань.
Однак не забувайте залишати між блоками сценарію зазори тривалістю в 10—15 хвилин і придумайте пару коротких розваг на випадок виникнення непередбачених обставин. Це дасть змогу стиснути або розтягнути сценарій, а також зайняти гостей, якщо якийсь із запланованих заходів не вдасться почати вчасно.
Плануючи свято за містом, складіть альтернативний сценарій на випадок поганої погоди. Він може бути не таким докладним, але він дасть змогу не розгубитися і швидко зорієнтуватися, якщо погода різко зміниться.
