Вибір способу вручення запрошення на Новий рік залежить від того, кому ви збираєтеся його вручити і скільки ви хочете запросити гостей. Найоптимальніший підхід — комбінувати варіанти, тобто комусь вручити особисто, а комусь відправити поштою.
Найбільш надійний спосіб вручити запрошення — віддати його гостю особисто і одразу поцікавитися, чи зможе він завітати на новорічний вечір.
Доставкою запрошень може займатися спеціально призначений співробітник або найнятий кур’єр. Однак запрошення VIP-гостям мають бути вручені особисто керівником компанії або його заступником.
Варіанти вручення запрошень на корпоратив
Давайте розглянемо інші варіанти вручення запрошень на корпоратив, окрім доставки особисто в руки.
Вручення запрошень на Новий рік по факсу або електронною поштою
В ідеалі факс або електронну пошту не слід використовувати для розсилання запрошень. Якщо ваші клієнти або партнери отримають запрошення по цих каналах, вони можуть запідозрити вас у неповазі або прагненні зекономити на них.
Електронну пошту можна використовувати для зворотного зв’язку, вказавши її адресу в RSVP-карточці.
Вручення запрошень на новорічний корпоратив звичайною поштою
Розсилати запрошення звичайною офлайновою поштою зручно, коли список запрошених досить довгий. Однак слід враховувати, що частина запрошень може затриматися в дорозі і навіть загубитися.
Щоб підстрахуватися, краще відправляти запрошення рекомендованими листами з повідомленням. Вийде дорожче, але в цьому випадку ви точно будете знати, хто отримав запрошення, а хто — ні. Гарантувати швидкість доставки листів з повідомленням пошта не може.
Вручення запрошень на корпоратив через служби експрес-доставки
Якщо часу до новорічного корпоративу залишається мало, для відправлення запрошень краще скористатися послугами служб експрес-доставки.
У цьому випадку конверт буде вручений особисто адресату, що підтвердить його підпис. Термін доставки в межах одного міста в середньому становить до двох днів, по країні — від двох до п’яти.
Самостійна кур’єрська доставка запрошень на новорічний корпоратив
Кур’єрську доставку запрошень можна організувати самостійно. В цьому випадку найняті вами люди або призначені для цієї роботи співробітники повинні в першу чергу подбати про те, щоб вручити запрошення безпосередньо адресату або його довіреній особі.
Починати розсилку запрошень треба як мінімум за 2—3 тижня до дати заходу, доставку кур’єром — за 1—2 тижня.
Запрошення на новорічний корпоратив по телефону
Ні партнерів, ні клієнтів, ні навіть своїх співробітників запрошувати на новорічний корпоратив по телефону небажано. Телефон слід використовувати тільки як засіб зворотного зв’язку.
Навіть якщо ви запросили когось в особистій розмові, все одно запрошення слід підтвердити в письмовій формі.
